Neatishead Community Gym: Safeguarding children and vulnerable adults 

(Revised policy agreed 11 February 2024) 

Adult Policy 

Introduction 

Neatishead Community Gym welcomes applicants aged 18 and over as standard members, students aged 18 and over as student members and applicants aged 12 to 17 as Junior members. 

We all have a responsibility to safeguard adults who are experiencing, or are at risk of, abuse and neglect. 

The gym will work with parents, guardians and carers to ensure effective safeguarding. 

The gym will record contact details of parents, guardians and carers. 

The gym’s intention is that there will always be at least two adults present (instructor and parent/guardian/carer) when a young person is at the gym.  There may occasionally be times when a 12 to 17 year old is supervised by the instructor with no other adult present. 

This policy and procedures outline what adult safeguarding is and what to do if you have a concern. 

The safeguarding children and young people policy, for those under the age of 18, is covered in a separate document, our child protection policy statement. 

 Policy statement 

Neatishead Community Gym is committed to creating and maintaining a safe and positive environment for all people involved in their activity.  It accepts its responsibility to assist in the welfare of all people and to safeguard them from poor practice, abuse and bullying. 

Should any form of physical contact be deemed necessary, it will be conducted in the open and with the permission of the adult, young person, parents, guardians or carers. 

All individuals within the gym, members/volunteers/instructor/trustees, have a role and responsibility to help ensure the safetyand welfare of adults. 

This gym accepts that we are required to fulfil our duty of care, which means that we must do everything that can be reasonably expected of us to help safeguard and protect people from harm, and to act when we suspect that someone is being harmed or is at risk of harm. 

Neatishead Community Gym is committed to working in partnership with Norfolk Local Safeguarding Adults Board and adopting procedures where we identify a concern.  

What is adult safeguarding? 

The official definition of “Adult safeguarding” is working with adults with care and support needs to keep them safe from abuse or neglect. It is an important part of what many public services do, and a key responsibility of local authorities (Care Act 2014). 

The safeguarding duties apply to an adult who: 

∙has needs for care and support (whether or not the local authority is meeting any of those needs) 

∙is experiencing, or is at risk of, abuse or neglect 

∙is unable to protect themselves from either the risk of, or the experience of, abuse or neglect, as a result of those care and support needs 

Adults who fulfil these criteria are ‘adults at risk’. 

People can have a need for care and support for a variety of reasons, for example they may have a learning disability, a physical disability, a chronic health condition or have a mental health issue. Such conditions may bring with them additional vulnerabilities, however having care and support needs does not mean that people are automatically adults at risk and need safeguarding. 

Safeguarding adults is underpinned by: 

∙The Care Act 2014 

∙Mental Capacity Act (MCA) 2005 

∙Categories of abuse & neglect listed in the Care Act 2014 are: 

∙Physical 

∙Sexual 

∙Psychological/Emotional/Mental 

∙Financial and or material 

∙Neglect and acts of omission 

∙Discriminatory 

∙Organisational 

∙Modern Day Slavery 

∙Domestic Violence 

∙Self-Neglect – including hoarding 

 Other types of harm that adults may experience include: 

∙Cyber Bullying 

∙Forced Marriage 

∙Female Genital Mutilation 

∙Hate Crime 

∙Radicalisation 

 Safe recruitment and safeguarding training 

We want to make sure that our instructor and trustees have the right skills and qualities to create a safe environment. All contractors and trustees will be subject to safe recruitment procedures and will also be updated with any relevant legislation, policies and procedural changes. Appropriate training will also be identified and offered, including safeguarding adults training. 

Communication 

The gym will make available its Safeguarding Adults Policy and Procedures to all contractors, trustees, volunteers and  members. 

What to do if you have concerns about an adult member 

The gym members, contractors, trustees and volunteers are not expected to be an expert in recognition of a safeguarding concern; however, all adults working, volunteering and participating have a duty of care to be vigilant and respond appropriately to suspicions of poor practice, abuse or bullying. They should also respond to any indication of abuse that may be occurringoutside of the organisation setting. This does not mean that it is your responsibility to decide if a situation is poor practice, abuse or bullying, but it is your responsibility to report your concerns to the Trustees: gym@victoryhall.info or contact Sharon Jones 07810 487446.

If you cannot contact someone within the organisation or feel that your concerns are not being dealt with properly you can  contact, https://www.norfolksafeguardingadultsboard.info/ 

Child Protection Policy 

Neatishead Community Gym acknowledges the duty of care to safeguard and promote the welfare of children and is committed to ensuring safeguarding practice reflects statutory responsibilities, government guidance and complies with bestpractice. 

The gym welcomes applicants aged 18 and over as standard members, students aged 18 and over as students and applicants aged 12 to 17 as Junior members. 

Children and young adults may only join the gym with permission from a parent/guardian or carer. 

The gym’s intention is that there will always be at least two adults present (instructor and parent/guardian/carer) when a young person is at the gym.  There may occasionally be times when a 12 to 18  year old is supervised by the instructor with no other adult present. 

The gym will work with parents, guardians and carers to ensure effective safeguarding. 

The gym will record contact details of parents, guardians and carers. 

Should any form of physical contact be deemed necessary, it will be conducted in the open and with the permission of the young person, parents, guardians or carers. 

Neatishead Community Gym is committed to working in partnership with Norfolk Local Safeguarding Children Board and adopting local procedures where we identify a concern.  

∙The policy recognises that the welfare and interests of children are paramount in all circumstances. It aims to ensure that regardless of age, ability or disability, gender reassignment, race, religion or belief, sex or sexual orientation, socio-economic background, all children: have a positive and enjoyable experience at Neatishead Community Gym in a safe environment

∙are protected from abuse whilst participating at our gym 

Neatishead Community Gym acknowledges that some children, including disabled children and young people or those from ethnic minority communities, can be particularly vulnerable to abuse and we accept the responsibility to take reasonable and appropriate steps to ensure their welfare. 

As part of our safeguarding policy Neatishead Community Gym will: 

∙promote and prioritise the safety and wellbeing of children and young people 

∙ensure everyone understands their roles and responsibilities in respect of safeguarding and is provided with appropriate learning opportunities to recognise, identify and respond to signs of abuse, neglect and other safeguarding concerns relating to children and young people

∙ensure appropriate action is taken in the event of incidents/concerns of abuse and support provided to the individual/s who raise or disclose the concern 

∙ensure that confidential, detailed and accurate records of all safeguarding concerns are maintained and securely stored 

∙prevent the employment/deployment of unsuitable individuals 

∙ensure robust safeguarding arrangements and procedures are in operation. 

The policy and procedures will be widely promoted and are mandatory for everyone involved in Neatishead Community Gym.Failure to comply with the policy and procedures will be addressed without delay and may ultimately result in their contract being terminated/exclusion from the gym. 

Safe recruitment and safeguarding training  

We want to make sure that all our contractor/s and trustees have the right skills and qualities to create a safe environment. All contractor/s and trustees will be subject to safe recruitment procedures and will also be updated with any relevant legislation, policies and procedural changes. Appropriate training will also be identified and offered, including  safeguarding training.